吵吵   2014-01-28  阅读:6,280

写这篇日志并非是为了夸张,以证明我确实做了一个非常了不起的试剂耗材管理系统,而是为了整理一下思路。

从去年年底到今年年底,一晃又是一年过去了,这一年试剂管理系统从无到有,经历了N个不断改进的版本,才变成了今天这个模样。诚然,试剂管理系统的今天有我不断的努力,也有大家的不断的批评指正,最后成为了这个模样。

经历的岁月总会告诉一个人,看似失去的时候,又往往是得到的时候。去年我极其不情愿的做了这个系统,只是希望能够再新年给我带了一些收入,今年,虽然收入不多,但是已然达成。更重要的是,在此基础上,我又有了一些方向,变的不再那么迷茫。

一、为什么要做试剂管理系统。

12年的时候,主任就和我说过要将试剂的信息化管理这块给做起来。浪费纸自然是不用说的理由,最主要的是,随着科室ISO15189d的管理要求的跟进,我们确实要实现试剂的制度化管理,随之而来的众多表格和复杂的流程,脱离了信息化得规范,要实现起来就是一件比较麻烦的事情。而有了信息化后,自然变的比较方便了。举一个简单的例子,如果报废试剂需要主任审批,传统的方法就是填写一张excel表格后,然后将其打印出来后,找主任审批;而信息化的方法是你提交一张报废单,主任登陆系统,点击审批就完成了,这是多么方便的一件事情。

还有更多的方便其实是不用多说的,比如监控库存,比如过期的提示,这些我们都在后面再仔细讨论。

二、我为何决定开始做试剂管理系统。

最开始的时候。我们想通过LIS系统来做试剂耗材的管理系统,而在整个南方惠侨的LIS系统中,试剂管理,只是非常小的一部分,甚至只有两三个窗口的功能,而这对于一个试剂管理系统来说,显得远远不够。此外,powerbuilder开发的系统,速度是快了,外观和体验方面来讲,实在是不怎么样,老的掉牙的界面,还一整就几百兆!

后来,罗氏实验室质量管理系统开始投入试用,我们找了科室的试剂管理员录入了很多的试剂和账号的信息,等到真正用的时候,我们才发现困难重重。一个是你的试剂从医院领回来要自己一个个手工去敲打入库,这是很费时间的事情;二是这个系统是asp.net的网页版的系统,整个系统并不稳定,而且反应速度奇慢。三是,这个系统竟然不是按照条码模式来设计的,而试剂通过条码来管理,这一定是未来的发展方向。虽然如上所说的那些罗氏实验室质量管理系统试剂模块真的做的不怎么样的,但是也有很多很好的思路,比如审批流程,它就设计的不错。等到最近一次我和罗氏人员沟通的时候,它们已经放弃了试剂管理模块了。

之后我们极力的去寻找一些做的比较好的系统。去年年底的时候,主任就带上我去参观了一趟中山小榄医院。老实说,这家医院的人才实力并不怎么样,但是忒土豪。它们搞的试剂管理系统是一个LIS工程师业余做的,花费竟然达到4万五,这还不算其它的维护费用了。我们去小榄医院的时候,隋主任在办公室给我们介绍了半天的系统情况,包括’试剂开瓶’,’试剂闭瓶’这种概念,我是去那的时候才明白的。这个系统依旧是powerbuilder开发的,看来这个开发软件至今还坚挺的或者啊。这个系统它号称是能够和LIS联网来计算使用效率的,等到随主任给我们演示的时候,其实还是统计不出来的,这里的原因我们稍后在论。今年有个师姐去小榄试工的时候和我讲,比大医院还是差多了,虽然他们有试剂开瓶和闭瓶,但是是在出库节点就全部都完成的,也就变成了个摆设!

后来珠江医院的师兄说它在整理他的试剂管理系统,毕竟是兄弟医院,我们主任就想付点费,低价的来搞定这件事情。师兄那时候还在继续开发,发给了我一个单机版的,我一打开,靠!还是powerbuilder,而且简单的不能再简单了,试剂字典、试剂入库、试剂出库,就这么点功能,骗我玩呢?

我们主任犹豫不决,我说其实我能够做一个更好的,但是太费时间,因为那时候我在准备技师的考试,而且也不太情愿去做一个别人都做烂了的试剂耗材管理系统。我们主任见我犹豫不决,只得出了点杀手锏,让我业余时间做,到时候科里给补助。人总是犯不着和钱较劲,虽然到今年发下来的钱少的可怜!

三、用什么来开发

用什么开发是让我十分纠结的事情,一开始我是想用c#的,因为这个以后绝对会成为主流,可是看看它动辄十多G的开发环境,看看它需要.net的框架,看看它在老爷机上跑也跑不动,我放弃了,还是用比较熟手的delphi吧。在delphi的xe2版本中,皮肤也出现了,整体的外观和性能,可以达到一个可以接受的平衡,便就是它了!

最好试剂管理

四、全程条码管理

试剂应该是怎么样子被管理的,一开始我其实并没有什么很清晰的概念,如何领取和使用,都是很模糊的。后来有人跟我讲,你想不出就想想超市,超市怎么做的,你就怎么做。这无疑给我了很大的思路,条码,这个管理模式就出现了。

于是我去翻试剂,发现有些试剂的条码是一个种类一个条码,有些试剂是一盒一个条码。而如果一盒试剂从进入检验科开始就要全程追踪的话,一定要一个唯一的条码。万般无奈之下,我们只能够自己打条码。

当然,后来我们也发现并非是一定需要完全一样的条码的,一种同批号的试剂,用一个相同的条码也是可以的,这个在中山医就是使用的这种模式,我后来借鉴这种模式,把它叫做“兼容条码模式”,也把我的系统加入了这种功能。

条码管理的缺点很明显,我们需要自己打条码,然后贴上去。优点也不用说,出库的时候,根据请领,我们直接扫描试剂就是,扫错了是没有办法出库的,数量上,出入库,一定不会再出现问题。

因此,后来我们的管理模式变成了,工作人员提交请领,科室的试剂管理员接受请领后,根据请领来扫描试剂,当扫描完所有的试剂后,程序才允许你出库试剂。工作人员领取试剂回来后,再核对试剂(不扫条码了),然后入库。

五、使用记录

使用记录是一件十分头疼的事情,为什么?ISO15189主要查的就是这个,试剂是什么时候投入使用的,要有十分详细的记录。好在我们有了条码,这些问题就比较好解决了,试剂使用之前,扫描一下条码,就记录了使用日期了。

试剂开瓶是一定要做的,这个毫无疑问。一开始的时候,我们努力的尝试了试剂闭瓶这个环节,也就是留下试剂的包装盒,等到试剂用完了,或者开启下一盒的时候,通过扫描条码,来闭瓶试剂。我们希望通过这个来监控试剂的用量,和平均使用的时间长短,而且想控制未闭瓶试剂造成的浪费。等到努力尝试的时候,才发现问题确实很多:

1、留着包装盒是一个大工程,且不管你有这么大的地方来装这些盒子。等到你新开一瓶试剂的时候,还要去找旧的这个试剂来闭瓶,这个工作量巨大。在实施的时候,我们还发现有些试剂的包装盒外部有塑料纸包着,一撕开,就掉了。

2、仔细的来想,试剂闭瓶,除了能够比较有利于监控试剂的开瓶有效期,避免有些试剂用的时间太长,过了有效期外,其它的用处都是鸡肋。比如试剂的平均使用天数,你不如拿总数来除以用量,得到这个平均天数来的实在的多。

当然,我们也设想,如果开瓶该试剂,就自动闭瓶上一瓶试剂,这样子会省事的多。可是也会有很多问题。比如你一次开两三瓶试剂的时候,它自动就把上一瓶新开的给闭了,也没有了意义。当涉及到多个科室,或者多台仪器使用同类试剂的时候,别人一开瓶,就把你的闭了,岂不是很郁闷!

试剂开瓶与闭瓶,这个概念从哪里来,还是得回哪里去,至少“试剂闭瓶”这个概念是不靠谱的!

六、批号更换记录。

在ISO15189中,试剂的质检记录也是非常重要的一环,而这重要的一环,我们把它体现在了批号更换记录上。对于每一新批次的试剂,实验室都应该使用有效的检查方法来确保试剂合格。至于用什么方法就看你的方便了,质控、空白对照、样本对照,都是可行的选择。

等到我们每次开瓶都扫描条码的时候,批号更换记录就so easy了,系统更具上一次开瓶使用的试剂的批号来判断,你用的是不是新的批号,如果是的,则弹出提示框,告诉你这是新批号的试剂,然后自动将该条记录添加到数据库中。你打开“批号更换”窗口,就可以看到是什么试剂,旧批号,新批号是什么,谁添加的等信息,最后你填写一下验证的数据,组长审核,完成了此次批号更换的全部流程!

有时候,我们也许会不同批号的试剂使用循序有交叉,这样子会不断的生成一些批号更换记录,比如旧批号是A,新批号是B,下一次你用就批号的试剂,就会变成旧批号是B,新批号是B。其实一般来讲,试剂的批号是不断向前的一串字符,基本不会重复,因此后来我们加强了批号更换记录存入的条件,系统在存入之前看看有没有倒过来的批号更换记录,有就不再添加了。

批号更换是吵吵觉得该试剂管理系统的一大亮点,省时省力省纸张!

七、借与还。

在整个科室的试剂管理运行中,时常会出现一些拿不到货的情况,而这边临床又急着做标本,无奈的时候,我们会像一些医院或者公司,借用一些试剂,等到我们买到了之后,再行归还。

以往,对于这样一些情况,很多的试剂耗材管理系统都是没有涉及到的,那张白纸记录了也就了事了。后来我们根据这些情况,搞出了“借入入库、借出出库,还入入库、还出出库‘这一套,并将借与还进行绑定,仔细来分析借和还的数量和价格等。从此,因借与还搞出的糊涂账就不再存在了。

八、审批流程。

写SOP的人真是作死,竟然一个采购单都需要组长审核、主任审核。报废审核也就算了,这个东西我早就把它做到系统里面了。等到有一天主任和我讲采购审核的时候,心里真是万只草泥马在奔腾。不过,既然是主任要求的,我就做呗。等到过几天主任找我的时候,就和我说,你能不能过滤一下主任要审核的采购单,把它放在前面,能不能一次选择一批的采购单,点一下就全审核了。这个时候我在窃笑,不作死就真的不会死啊。

虽然这件事情办的很蛋疼,但是怎么都记不住SOP的童鞋们,终于知道整个流程是怎么运作的了,因为一个试剂管理系统就是一个sop,违规操作你还执行不下去,这也是信息化管理的优势吧!

九、过期提示和低库存报警。

过期提示这个功能自然是非常重要的,你一登陆系统,我就弹出个窗来提示了,为嘛啊,用了过期试剂,主任都有可能会被免职的!!!,天真的我真想问一句,真的吗?别告诉我你干过这个事情!

其实试剂除了快到有效期的时候,需要注意,快过开瓶有效期也要注意。很多试剂用量小,开了一瓶,可能要用半年,而实际上开了它就保存不了那么久了。因此,开瓶有效期也应该监控。但是这个做的不好,原谅我,很多试剂厂商就是不给你开瓶有效期,或者没有开瓶有效期!这个怪不了我啊!!!

我们科室的试剂管理员说:”自从有了低库存报警,妈妈再也不用担心我这里的试剂不够了!“这当然是个笑话,人家可不是小孩纸呢!但是只要设定好每种试剂的最低库存,一旦低于该库存的时候,试剂系统会及时提醒你去订购试剂,基本上也就不会出现试剂不足的情况了。

一开始,库存报警模块是每个人只能设定自己专业组的试剂低库存报警,当然也可以设置成专业组内共享,这样子本组的人一登陆,就都可以看到低库存报警了。当然,有些小医院可能人少,给了我一个蛋疼的问题:有些人员是上午在生化组,下午在免疫组,你的设置是按照他所在的专业组设置的,而你的专业组只能限定在一个组,他没法看到两个组的低库存报警。OK!你赢了,我加多一个字段,你可以自己设定任何组的低库存报警,但是共享的只能是本专业组的,然后,你丫自己慢慢设定去吧!

十、耗材怎么管理?

我师兄拿着一支笔:”你丫这支笔也要扫条码?“我说:”是啊,它上面还有条码呢,你扫就可以了!“他一句话不说,拿起一包A4纸,给我领五十张!

呵呵,耗材自然是不扫条码了,你真想领个A4纸都扫条码?还真他妈有人想这么做,因此,我说的是第一种耗材管理模式,我把它叫做”耗材条码模式“,适合一些小医院用于监控库存。小医院由于整个检验科就那么大,因此不需要分出下级库存。它的所有耗材选择一个合适的尺度,贴上条码,而且走试剂开瓶,用完了库存就减少了,低库存报警就有用武之地。当然,规格要选好,比如5包A4纸一开!

至于像我们这种高大上的三甲医院,整个科室分出N个科室的检验科来讲,就一定不走条码了。下级库工作人员提交一个请领单,科室试剂管理员,通过”划拨出库“自动的将所要的耗材划拨给下级库,当然,下级库没有必要就不再入库了,但是这不妨碍你统计用量。童鞋,给你一包卫生纸,你拿去用吧,检验科卫生纸用的多,主要还是屌丝多!

十一、试剂证书管理

君不见试剂证书堆满屋,层层叠叠无尽头啊,每次我看到这么多的试剂证书,我就想哭,都是树啊!如何能够管理试剂的证书,以及公司的三证呢?这是个问题,但是我们有办法。

好在我们科室每个专业组都配备了一台高分辨的佳能扫描仪,所有的证书,我扫,我扫,我狂扫,扫描完了上传就行了。领导,你要查哪家公司的证书?我搜索给你看。

十二、基于角色的权限管理

老大,给我配个试剂出库的权限,我点!,老大,给我配个报废出库的权限,我点… … 老大!停!我给你配头猪吧,你有完没完。

很伤心,以往的系统权限管理就是这么散乱,为了不让我的右手废掉,吵吵只好换个思路,搞了N个角色,然后给每个角色来定义各自的权限,这样子你只要选择角色就行了,它们分别是”系统管理员,科室主任,专业组组长,科室试剂管理员,专业组试剂管理员,工作人员”。

这么多,你们都辛苦了!

十三、公告栏。

年关将至,不少试剂公司已经放假要走人,科室的试剂管理员正忙着给大家打电话,告诉大家赶紧定试剂。我问:“你不知道有公告栏这个东西,直接给全科室的人发送通知么?你真是太out了?”

她不屑:“你那功能别人说不了,它们有问题还得给我打电话!”

我说:“你Out啦,我早已将其改为广播站了,所有人都可以在里面说话了,不信你打开看看!”

她一打开后就不淡定了,咳咳!你们能不能别这样,这不是聊天室啊,严肃点行不!

十四、使用效率分析

用了多少,使用“使用统计”就可以轻松的完成统计,你别说,不统计不知道,一统计才发现试剂成本占了科室收入的将近百分之四十了,检验科最大的消耗还是试剂,难怪试剂厂商都是暴力哥,因为暴利啊。

但是使用效率就不好说了,你怎么知道有多少是有效使用的?最好的想法是对接LIS了,因此我们做了些尝试,但是效果并不是那么好,涉及到多个专业组,多台仪器,多种报告方式,统计某个试剂的真实用量不是那么容易。还有一些因为质控和复查消耗的,你算不上呢,有些可是在LIS里面没有结果传输过来的呢。

而上述问题最严重的还是试剂有上千种,LIS的报告项目有上千种,你去建立对应关系啊!!!无奈之下,我们折中,改为抽查使用效率分析,找几个试剂,通过LIS统计来分析使用效率。

十五、Excel的导入入库。

对于没有和医院做接口,或者自己独立掌管库存的检验科来说,入库就只能靠手了。但是键盘敲多了就茧子后,严重影响屌丝的生活质量。因此我们要想办法解决这个问题。

把Excel模板发给商家,商家来送货的时候,给你一个excel,通过excel来导入是个好办法。因此我就做了这个功能,搞了一个临时列表,excel导入的试剂就存在临时列表里面,生成条码后就再入库。

有个屌丝和我讲,商家送来的Excel是有问题的,不是名称给你错点,就是批号给你弄错点,都是无良的商家。等等,你想别忙着控诉,你主要的原因是因为再打开excel修改一下很浪费时间,OK,我就给你的临时列表来个库存修改,你可以直接修改后再入库,方便吧!屌丝说:”你是一个有良心的商家!“,错,我是一个有良心的医生!

其实这种入库方式,毕竟还不是最方便的,给你一个Excel也是不容易的,碰上个U盘病毒还了得。因此,吵吵有一个很好的想法,建立一个对接试剂商和医院的平台,这样子医院点一个按钮就将采购通过平台发送给试剂供应商了,试剂供应商就屁颠屁颠的把试剂送过来,等等,你的送货单呢?亲,网上已经发个你了,你点击一下获取送货单,ok,入库完成!

讲到这里,吵吵检验科试剂耗材管理系统的基本情况就都讲的差不多了,我辛苦了!

以前星巴克咖啡的老大讲,努力是做不好一件产品的,你只有用心去做,才能做出最棒的产品。吵吵一直就是在检验科试剂管理系统上前行的人,希望我的产品,给予你的不只是产品,而是尖叫!

由衷的感谢各位的支持和努力,谢谢!

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